تابلوی کانبان ابزاری برای مدیریت پروژه به صورت چابک یا چالاک یا Agile است که برای کمک به تجسم کار، محدود کردن کار در حال انجام و به حداکثر رساندن کارایی یا جریان کار طراحی شده است. این تابلو میتواند به تیمهای چابک و DevOps کمک نماید تا در کار روزانه خود نظم ایجاد کنند. تابلوهای کانبان از کارتها، ستونها و بهبود مستمر استفاده میکنند تا به تیمهای فناوری و خدمات کمک کنند تا به میزان مناسبی از حجم کار متعهد شوند و آن را به پایان برسانند!
کانبان به لطف گروه کوچک اما قدرتمندی از طرفداران خود توانسته تحولات و بهبودهای فراوانی را با گذر از ریشههای خود در تولید ناب یا Lean Manufacturing دریافته و درک نماید. تلاشهای دیوید اندرسون در تعریف روش کانبان، به ورود کانبان به فضای نرمافزار و خدمات موجود در فناوری اطلاعات کمک کرد و کانبان شخصی یا Personal Kanban، نوشته جیم بنسون و تونیان دیماریا، منتهی به توسعهی کاربردهای کانبان به حیطههای صنعتی و عملیاتی که باورتان نمیشود گردید. بهرهگیری آسان از بورد کانبان باعث شده تا استفاده از آن روزانه شده به طوری که نمیتوان بدون آن زندگی کرد. چیزی که باعث میشود تمایز و اهمیت ویژهی کانبان میشود، ارزشهای کانبان و به طرز شگفتآوری فقدان قوانین دستوپاگیر سازمانی و بروکراتیک پیچیدهی اداری است. ارزشهای کانبان احترام به افراد و بهبود همیشگی است. دیوید اندرسون ثابت کرد که تابلوهای کانبان را میتوان به پنج جزء تقسیم کرد: سیگنالهای بصری، ستونها، محدودیتهای کار در حال انجام، نقطه تعهد و نقطه تحویل.
سیگنالهای بصری: یکی از اولین چیزهایی که در مورد تخته کانبان قابل اشاره است. کارتهای بصری مانند چسبها، بلیطها یا موارد دیگر از جمله موارد قابل اشاره هستند. تیمهای کانبان تمام پروژهها و موارد کاری خود را روی کارتها مینویسند. برای تیمهای چابک، هر کارت میتواند یک داستان کاربر را در بر بگیرد. این سیگنالهای بصری پس از قرار گرفتن روی تخته، به همتیمیها و ذینفعان کمک میکنند تا به سرعت بفهمند که تیم روی چه چیزی کار میکند.
ستونها: یکی دیگر از ویژگیهای بارز تخته کانبان، ستونها هستند. هر ستون نشاندهنده یک فعالیت خاص است که در کنار هم یک «گردش کار» را تشکیل میدهند. کارتها تا زمان تکمیل، در گردش کار جریان مییابند. گردشهای کار میتوانند به سادگی «برای انجام»، «در حال انجام»، «تکمیل شده» یا بسیار پیچیدهتر باشند.
محدودیتهای کار در حال انجام (WIP): محدودیتهای WIP حداکثر تعداد کارتهایی هستند که میتوانند در هر زمان معین در یک ستون قرار بگیرند. ستونی با محدودیت WIP سه، نمیتواند بیش از سه کارت در خود داشته باشد. وقتی ستون به «حداکثر» رسید، تیم باید روی آن کارتها تمرکز کرده و آنها را قبل از اینکه کارتهای جدید بتوانند به آن مرحله از گردش کار وارد شوند، به جلو حرکت دهند. این محدودیتهای WIP برای آشکار کردن گلوگاههای گردش کار و به حداکثر رساندن جریان کار حیاتی هستند. محدودیتهای WIP یک علامت هشدار اولیه به شما میدهند که شما بیش از حد کار کردهاید.
نقطه تعهد: تیمهای کانبان اغلب فهرستی از کارهای عقبمانده برای هیئت مدیره خود دارند. در این صورت مشتریان و همتیمیها ایدههایی برای پروژههایی که تیم میتواند در صورت آمادگی آنها را انتخاب کند، قرار میدهند. نقطه تعهد لحظهای است که یک ایده توسط تیم انتخاب شده و کار روی پروژه آغاز میشود.
نقطه تحویل: نقطه تحویل، پایان گردش کار یک تیم کانبان است. برای اکثر تیمها، نقطه تحویل زمانی است که محصول یا خدمات در دست مشتری است. هدف تیم این است که کارتها را از نقطه تعهد به نقطه تحویل در اسرع وقت برساند. زمان سپری شده بین این دو، زمان تحویل نامیده میشود. تیمهای کانبان به طور مداوم در حال بهبود هستند تا زمان تحویل خود را تا حد امکان کاهش دهند.
یک تخته کانبان با این پنج عنصر بدون شک تیم شما را برای موفقیت آماده میکند. اما دیدگاه مخالفی وجود دارد. جیم بنسون میگوید که کانبان فقط دو قانون دارد: محدود کردن کار در حال انجام و تجسم کار شما. اگر فقط با این قوانین شروع کنید و آنها را در کار خود اعمال کنید، تخته کانبان شما بسیار متفاوت از آنچه در بالا توضیح داده شد، خواهد بود. و اشکالی ندارد! جیم طرفدار شروع فقط با این دو قانون است زیرا به گفته او، "هرچه قوانین بیشتری اضافه کنید، در زمینههای صنعتی و عملیاتی کمتری قابل استفاده خواهد بود."
پیشنهاد من بهرهگیری از تختهی کانبان بدون هرگونه محدودیتی است که در آن دو جاب تعریف شده است:
1) بلندمدت یا long term
2) کوتاه مدت یا short term
باید ذات کانبان را با مدیریت چالاک تطبیق داد و شاید بسیاری از جابها طی اسپرینتهای روزانه از حیض انتفاع ساقط شده و دیگر جایی در تختهی کانبان نداشته باشند و یا با تکرار تعویق و بررسی در زمرهی کارهای بلندمدت قرار گرفته تا خط سیر و گردش کار متفاوت و نزدیک به تیم Administration یافته و در صورت صلاحدید اسکرام مستر و یا مدیر پروژه به عنوان بخشی جداییناپذیر از امور اداری درآید. معمولا چنین جابهایی ذاتی نزدیک به پشتیبانی و یا نگهداری دارند.
کانبان را میتوان با محیطهای زیادی، از تولید گرفته تا منابع انسانی، و توسعه نرمافزار چابک و DevOps، تطبیق داد. نوع محیطی که کانبان با آن تطبیق مییابد، اغلب تعیین میکند که تخته فیزیکی باشد یا دیجیتال. یک پروژه ساختمانی میتواند با یک تخته فیزیکی در یک تریلر مدیریت شود و تیمهای نرمافزاری بسیار زیادی از تختههای کانبان دیجیتال استفاده میکنند.
سادهترین تختههای کانبان، تختههای فیزیکی هستند که به ستونهای عمودی تقسیم شدهاند. تیمها یک تخته سفید یا تخته سیاه را علامتگذاری میکنند و یادداشتهای چسبی را روی تخته قرار میدهند. این یادداشتهای چسبی در طول گردش کار حرکت میکنند و پیشرفت را نشان میدهند.
یکی از مزایای تخته فیزیکی این است که «همیشه روشن» یعنی همیشه قابل دسترس است البته شما نمیتوانید روی یک تخته سفید چرخان غولپیکر که درست کنار میزتان قرار دارد، یک تب جدید باز کنید ولی راهاندازی آن ساده است، نشان دادن آن به دیگران آسان است و اغلب اوقات راه بهتری برای برقراری ارتباط با تیمهای ویژه و تخصصی فنی میباشد. با این حال، تختههای فیزیکی برای تیمهای از راه دور یا افرادی که مانند من دستخط بدی دارند ایدهآل نیستند.
فرض کنید به صورت بهینه نرمافزاری در حال توسعه است و شرکتها مرتب در حال رصد و فهم این موضوع هستند که کاربران چه نسخههایی از یک صفحه وب یا محصول را بیشتر دوست دارند. آنها از Jira برای ردیابی اقلام کاری بزرگ و کوچک استفاده میکنند، اما شکافی فنی وجود دارد. تیمهای مختلف در جیرا مشغول به کار هستند، اما با یکدیگر صحبت نمیکنند. برای اینکه همه در جریان امور باشند، استفاده از یک تخته کانبان فیزیکی بزرگ با عنوان «دیوار کار» مناسب است و شکاف و گپ به وجود آمده را از میان میبرد تا فهم و درکی عمومی از وضعیت پروژه تا آخرین نفرات موجود در برگهای درخت فلوچارت سازمانی و سلسله مراتب اداری فراهم شود.
هیئت مدیره تمام پروژههایی را که تیم مهندسی روی آنها کار میکند به همراه معیارها، اعضای تیم و وضعیت آنها را در معرض نمایش قرار داده است. اگرچه این امر برای درک کل نمونه کارهای آنها مفید بود، اما ارزش جالبتری نیز در حال آشکار شدن بود.
در ابتدا، دیوار کار فقط شامل «کارهای در لیست انتظار انجام»، «کارهای در حال انجام» و «کارهای انجام شده» است، اما با گذشت زمان کارشناسان امر و اعضای فنی و اداری شروع به گفتوگو در مورد نحوه کار میکنند و به لطف این گفتگوها، دیوار کار رشد و تکامل یافته و در عرض چند هفته تصویر واضحتری از نحوه انجام کار نسبت به گذشته وجود خواهد داشت.
همزمان با اینکه سیستم کانبان مورد توجه تیمهای نرمافزاری و مهندسی قرار گرفت، تابلوهای کانبان نیز دستخوش تحول دیجیتالی شدند. تابلوهای دیجیتال به تیمهایی که فضای اداری فیزیکی مشترکی ندارند، اجازه میدهند تا از تابلوهای کانبان به صورت از راه دور و غیرهمزمان استفاده نمایند.
ترلو روشی سریع و ساده برای ساخت یک تابلوی کانبان دیجیتال است. این تنظیمات تنها با چند کلیک انجام میشود تا لیستهای دیجیتالی ایجاد شوند که مراحل فرآیند کانبان شما را نشان میدهند و روی یک تابلو قرار میگیرند که تمام اعضای تیم میتوانند به آن دسترسی داشته باشند و آن را مدیریت نمایند. به صورت معمول شرکتهای ایران به موجب محدودیت Iran-Access مجبورند از سکوهای On-Premise استفاده نمایند بنابراین آلترناتیو متن باز و مبتنی بر نگارش Community مانند محصول OpenProject قابل توصیه میباشد. تفاوت بین کانبان و اسکرام در واقع بسیار ظریف است. طبق اکثر تفاسیر، تیمهای اسکرام از یک تخته کانبان استفاده میکنند، فقط به همراه فرآیندهای اسکرام، مصنوعات و نقشهای موجود در آن، با این حال برخی تفاوتهای کلیدی وجود دارد:
- اسپرینتهای اسکرام تاریخ شروع و پایان دارند در حالی که کانبان یک فرآیند مداوم است.
- نقشهای تیمی در اسکرام مانند مالک محصول، تیم توسعه و اسکرام مستر به وضوح تعریف شدهاند، در حالی که کانبان هیچ نقش رسمی ندارد. در هر دو وضعیت روابط بین افراد به صورت خودکار و طی زمان و استفاده از روشهای استاندارد شکل گرفته و به وجود میآید.
- تخته کانبان در طول چرخه حیات یک پروژه استفاده میشود در حالی که تخته اسکرام پس از هر اسپرینت پاک و راهاندازی مجدد میشود.
- یک تخته اسکرام تعداد مشخصی از وظایف و مهلتهای دقیقی برای تکمیل آنها دارد.
- تابلوهای کانبان از نظر وظایف و زمانبندی انعطافپذیرتر هستند. وظایف را میتوان در صورت نیاز دوباره اولویتبندی، واگذار یا بهروزرسانی کرد.
هم کانبان و هم اسکرام، چارچوبهای چابک محبوبی در بین توسعهدهندگان نرمافزار هستند اما با توجه به ذات Dynamicity موجود در زیستبوم کسبوکارهای ایرانی و ریسکهای عملیاتی مفروض به واسطهی Administration ضعیف و عدم تحلیل و توزیع درست فنی وظایف میان تیمکاری واضح است کانبان خطمشی سازمانی بهتری نسبت به اسکرام را ارائه میدهد چون بیقانون است و با محیط آشوبزده و مشحون از اثر پروانگی سازگاری بیشتری دارد. انعطافپذیری کانبان بورد بیش از اسکرام است.